Cómo gestionar las suscripciones de software de tu empresa sin perder el control

El problema crece más rápido que el equipo

Una empresa de 10 personas puede fácilmente tener 20 o 30 suscripciones activas de software. Algunas las contrató el equipo de marketing, otras el técnico, otras el CEO directamente con su tarjeta de crédito.

El resultado: nadie tiene una visión completa, se pagan herramientas duplicadas, y cuando alguien se va nadie cancela su licencia.

Según datos de Zylo, el gasto real en SaaS de las empresas es un 30% superior a lo que creen los responsables financieros.

Paso 1 — Haz el inventario completo

El primer paso es tedioso pero necesario. Necesitas saber exactamente qué se está pagando.

Fuentes de información:

• Extractos de tarjetas de empresa (busca cargos recurrentes)
• Recibos en el email corporativo (filtra por "invoice", "receipt", "suscripción")
• Pregunta directamente a cada departamento o persona
• Revisa los accesos en el gestor de contraseñas si tenéis uno

Para cada herramienta, anota:

• Nombre y función
• Coste mensual/anual
• Quién la contrató y quién la usa
• Cuándo vence o se renueva
• Si hay contrato de permanencia

Paso 2 — Clasifica por uso real

Una vez tienes el inventario, categoriza cada herramienta:

Categoría	Criterio	Acción
Esencial activa	Uso diario, imposible trabajar sin ella	Mantener, optimizar precio
Útil pero infrautilizada	Uso ocasional, podría sustituirse	Revisar si justifica el coste
Duplicada	Otra herramienta hace lo mismo	Eliminar la más cara
Sin uso	Nadie la usa o solo una persona	Cancelar
Zombie	De un empleado que ya no está	Cancelar inmediatamente

Las categorías "sin uso" y "zombie" son dinero directo que se puede recuperar hoy mismo.

Paso 3 — Detecta duplicidades

Las duplicidades son más comunes de lo que parece. Categorías típicas donde se acumulan:

• Videoconferencia: Zoom + Teams + Google Meet (en muchas empresas los tres activos)
• Almacenamiento: Google Drive + Dropbox + OneDrive
• Gestión de proyectos: Trello + Asana + Notion + Monday
• Comunicación: Slack + Teams + WhatsApp Business

Para cada categoría, elige una herramienta y consolida. El ahorro no es solo económico — el equipo trabaja mejor con menos herramientas.

Paso 4 — Negocia renovaciones

La mayoría de proveedores SaaS tienen margen para negociar, especialmente en renovaciones anuales:

• Pago anual vs mensual: descuento típico del 20-40%
• Volumen: si tienes más de 10 usuarios, pregunta por descuentos de volumen
• Competencia: mencionarle a un proveedor que estás evaluando una alternativa suele mover fichas
• Startups: muchos SaaS tienen programas para empresas pequeñas con descuentos significativos

No hay que pedir nada extraordinario. Simplemente preguntar "¿hay alguna opción más económica para nuestro tamaño?" funciona más veces de lo que imaginas.

Paso 5 — Establece un proceso de alta y baja

El inventario caduca si no hay un proceso para mantenerlo:

Alta de nuevas herramientas:

• Quien quiera contratar un nuevo SaaS debe justificarlo brevemente (función, coste, alternativas consideradas)
• Una persona del equipo valida y centraliza el pago

Baja de empleados:

• Checklist de offboarding que incluya cancelar o reasignar todas sus licencias
• Revocar accesos a todas las herramientas el mismo día de la baja

Revisión semestral:

• Seis meses es tiempo suficiente para que algo quede obsoleto
• 30 minutos de revisión del inventario dos veces al año evita la acumulación

Cuánto se puede ahorrar

En las auditorías que hacemos en Licentia, el ahorro medio identificado en empresas de 10-50 empleados está entre el 18% y el 35% del gasto total en software.

Para una empresa que gasta 2.000€/mes en software, eso son entre 4.300€ y 8.400€ al año.

Si quieres que hagamos ese análisis en tu empresa, la primera consultoría es gratuita y sin compromiso.