Copias de seguridad: qué son de verdad y cómo comprobarlas.

Un martes por la mañana enciendes el ordenador de la oficina y no arranca. No hay humo, no hay nada roto a la vista: simplemente no arranca. Dentro están los presupuestos del mes, la carpeta de cada cliente, las fotos de los trabajos, el programa de facturación con todo el histórico.

La pregunta no es si eso va a pasar. La pregunta es cuánto te va a costar el día que pase.

Empieza por el número, no por la tecnología.

Coge lo que facturaste el año pasado y divídelo entre 220 días laborables. Ese es, más o menos, lo que te cuesta un día sin poder trabajar.

Y un día es la versión optimista. Si lo que se pierde son los datos y no solo el ordenador, lo que viene después es peor que el día parado: volver a pedirle a cada cliente lo que ya te había mandado, rehacer presupuestos que ya habías hecho, llamar al asesor para reconstruir facturas, explicarle a la gente por qué les pides dos veces lo mismo. Eso no son horas, son semanas de trabajo que ya habías pagado una vez. Con ese número delante, el resto del artículo se lee distinto.

Tener los archivos en dos sitios no es tener copia.

Esta es la confusión que más dinero cuesta, y la tiene casi todo el mundo.

Cuando tus archivos se guardan solos en internet y los ves igual desde el ordenador y desde el móvil, lo que tienes es un espejo. Lo que hagas en un sitio pasa al otro al instante. Eso es cómodo, pero no te protege: si borras una carpeta por error, se borra en los dos. Si alguien te mete un programa malicioso que estropea los archivos, se estropean en los dos. El espejo copia el desastre con la misma fidelidad con la que copia lo bueno.

Una copia de seguridad es otra cosa: guarda cómo estaban las cosas antes. Ayer, la semana pasada, hace un mes. Y te deja volver a ese momento.

La pregunta que distingue una de otra, y que puedes hacerle hoy mismo a quien te lleve el tema informático:

¿Puedo recuperar este archivo tal y como estaba hace tres semanas? Si la respuesta es que no, no tienes copia de seguridad. Tienes un espejo.

Lo que casi nadie tiene copiado.

Cuando alguien dice "sí, yo tengo copias", casi siempre se refiere a los archivos de una carpeta. Lo demás se queda fuera, y lo demás también es tu negocio:

• El correo, si lo descargas al programa del ordenador en vez de dejarlo en internet. Ahí está media historia de tus clientes.
• El programa de facturación, si está instalado en un ordenador concreto. El histórico vive en ese ordenador, no en el aire.
• El móvil del negocio: fotos de trabajos, conversaciones con clientes, los audios donde te explicaron lo que querían.
• La web, si la tienes con contenido propio.

Haz la lista en un folio de lo que no puedes permitirte perder. Vas a ver enseguida qué parte está cubierta y qué parte está en el aire.

Las tres preguntas que lo resuelven.

No hace falta entender nada técnico para auditar esto. Con estas tres llegas:

¿De qué se hace copia y de qué no? Por escrito, en una lista. Si nadie sabe contestarte sin pensarlo, es que no está decidido.

¿Dónde está la copia? Al menos una tiene que estar fuera del local. Un disco encima de la mesa, al lado del ordenador, se moja con la misma gotera, se quema en el mismo incendio y se lo lleva el mismo que se lleva el ordenador.

¿Cuándo fue la última vez que alguien recuperó algo de verdad? Esta es la importante, y casi siempre la respuesta es "nunca".

La prueba de los cinco minutos.

Hazla esta semana. Elige un archivo real, de los que usas, y pide que te lo devuelvan tal y como estaba hace un mes. Mira el reloj. Si en unos minutos lo tienes delante, enhorabuena: tienes copias de verdad.

Si nadie sabe por dónde empezar, no tienes copias: tienes fe en que alguien las hizo. Si te dicen que el archivo solo está en su versión de hoy, confirmado: era un espejo. Es la única prueba que vale. Una copia que nunca se ha restaurado es una copia que no sabes si funciona, y eso se descubre justo el peor día.

Lo que no te cuentan.

Las copias fallan en silencio. El sistema avisa de los fallos por correo, y ese correo va a una dirección que nadie mira, o a la del que ya no trabaja ahí. El negocio sigue tranquilo seis meses creyendo que está protegido mientras no se guarda nada.

El que las configura no es el que las comprueba. Que lo haya montado alguien que sabe no te garantiza nada dentro de un año. Pon tú una fecha en el calendario cada tres meses para repetir la prueba de los cinco minutos. Son diez minutos al trimestre. Y cuesta poco.

Esta es la parte absurda del asunto: proteger los datos de un negocio pequeño cuesta bastante menos al año que un solo día parado. No es una decisión de dinero. Es una decisión de acordarse.

Si ahora mismo no tienes nada.

Tres cosas, por este orden:

La lista de lo que no puedes perder, en un folio, hoy.

Una copia automática que salga del local. Automática, porque la que hay que acordarse de hacer no se hace.

La prueba de recuperación, con fecha puesta en el calendario para repetirla cada tres meses.

Con eso ya estás por delante de la mayoría de negocios de tu tamaño.