Google Workspace vs Microsoft 365: precios 2026 y qué plan elegir para una pyme

Cada mes te llega el cargo de Google o de Microsoft por el correo de la empresa. Lo pagas sin mirarlo, porque es lo de siempre y el correo funciona. Si te preguntara ahora mismo cuántas licencias pagas, de qué plan es cada una y cuántas personas las usan de verdad, tendrías que entrar en el panel para contestarme. Ahí está el dinero de esta comparativa. No en elegir marca.

La decisión que de verdad estás tomando.

Casi todas las comparativas entre Google Workspace y Microsoft 365 enfrentan funciones: quién tiene mejor procesador de textos, quién mejor videollamada. Para una empresa de tres, cuatro o cinco personas, esa pregunta no lleva a ningún sitio. Las dos hacen lo mismo: correo con tu dominio, calendario, archivos en la nube, documentos y reuniones. La pregunta útil es otra: qué plan necesita cada persona, cuánto vas a pagar en tres años y qué te cuesta salir si te equivocas. El error habitual no es elegir mal la marca. Es pagar el plan de arriba cuando bastaba el de abajo, o seguir pagando la licencia de alguien que se fue hace un año.

Las dos, en una línea.

Google Workspace: todo funciona en el navegador. Gmail, Drive, Documentos y Hojas de cálculo, pensados para que varias personas trabajen a la vez sobre el mismo archivo.

Microsoft 365: Outlook, Word y Excel de siempre, con correo y nube encima. Los planes medios incluyen los programas instalados en el ordenador; el básico, no.

Cara a cara.

Google Workspace:

Plan de entrada: Business Starter, 6,80 €

Plan medio: Business Standard, 13,60 €

Plan alto: Business Plus, 21,10 €

Pago mes a mes: Starter 8,10 € · Standard 16,20 €

Almacenamiento en el plan de entrada: 30 GB por usuario, compartidos

Grabar reuniones: Desde Standard

IA dentro del correo y los documentos: Gemini incluida, limitada en Starter.

Microsoft 365:

Plan de entrada: Empresa Básico, 6,07 € (4,67 € sin Teams)

Plan medio: Empresa Estándar, 12,13 € (9,34 € sin Teams)

Plan alto: Empresa Premium, 19,06 € (16,28 € sin Teams)

Pago mes a mes: Básico 7,28 € · Estándar 14,56 €

Almacenamiento en el plan de entrada: 1 TB por usuario, más buzón de 100 GB

Grabar reuniones: Desde Básico (versión con Teams)

IA dentro del correo y los documentos: Copilot se paga aparte o en planes «con Copilot»

Precios por usuario y mes, consultados el 12 de octubre de 2026 en las webs oficiales de Google y Microsoft para España, con compromiso anual salvo en la fila de pago mensual. Microsoft indica que sus precios no incluyen IVA; Google no lo especifica.

Un detalle que casi nadie mira: Microsoft vende en Europa versiones de sus planes sin Teams, más baratas. Si en tu empresa las reuniones ya van por otro lado, estás pagando por algo que no usas.

Dónde gana cada una.

Gana Microsoft 365 si vivís en Excel. Si alguien del equipo trabaja con hojas grandes, macros o archivos que llegan de clientes y proveedores en formato Office, necesita el programa instalado. Google no lo tiene en ningún plan.

Gana Microsoft 365 si guardáis mucho. Fotos de obra, planos, vídeos. El plan básico de Microsoft da 1 TB por persona; el de Google, 30 GB. Para acercarte a eso en Google tienes que subir a Standard, que cuesta el doble.

Gana Microsoft 365 si no todos necesitáis lo mismo. Puedes combinar planes en la misma cuenta: Estándar para la persona que usa Excel de escritorio y Básico para el resto.

Gana Microsoft 365 si te preocupan los portátiles. Empresa Premium incluye gestión de dispositivos y protección contra malware para los equipos. En Google, la gestión avanzada de equipos empieza en Business Plus, que es más caro.

Gana Google Workspace si trabajáis varios sobre lo mismo. Un presupuesto que tocan tres personas, una hoja de pedidos compartida. Editar a la vez en el navegador es su terreno.

Gana Google Workspace si no queréis instalar nada. Un ordenador nuevo está listo en cuanto se abre el navegador. Para un equipo sin informático, eso es tiempo.

Gana Google Workspace si queréis IA sin pagarla aparte. Business Standard incluye Gemini dentro del correo, los documentos y las reuniones. En Microsoft, el Copilot que trabaja dentro de Word y Excel se paga encima.

Gana Google Workspace si dais citas. Business Standard incluye páginas de reserva en el calendario. Microsoft tiene Bookings, pero en los planes sin Teams exige licencia de Teams.

Lo que no resuelve ninguna de las dos.

No saben quién trabaja en tu empresa. Si alguien se va y nadie da de baja su usuario, la licencia se sigue cobrando. En las dos. Es el gasto evitable más común y ninguna te avisa.

No ordenan tus archivos. Subir a la nube unas carpetas desordenadas solo cambia el desorden de sitio.

Sincronizar no es tener copia. Si alguien borra o sobrescribe una carpeta compartida, el cambio le llega a todo el equipo. La papelera da un margen; una copia de seguridad es otra cosa.

No te dicen qué plan necesitas. Las dos páginas de precios te empujan al plan destacado, que casi nunca es el más barato que te sirve.

Lo que cuesta de verdad.

Haz la cuenta con una empresa de cuatro personas, compromiso anual y precios de hoy sin IVA, a tres años:

Configuración: Microsoft 365 Básico sin Teams 672,48 € Microsoft 365 Básico con Teams 874,08 € Google Workspace Starter 979,20 € Microsoft: 1 Estándar + 3 Básico, con Teams 1.092,24 € Microsoft 365 Estándar con Teams 1.746,72 € Google Workspace Standard 1.958,40 € Microsoft 365 Premium con Teams 2.744,64 € Google Workspace Plus 3.038,40 €

Mira dónde están las distancias grandes.

Entre los planes de entrada de una marca y otra hay 105 €. Entre poner a los cuatro en Premium o en Estándar hay casi 1.000 €. La marca casi da igual. El plan, no.

Si solo una persona necesita Excel de escritorio, pagárselo a los cuatro cuesta 654 € de más. Pagar mes a mes en vez de anual, con cuatro personas en el plan medio, son entre 350 y 375 € más; solo compensa si la plantilla entra y sale mucho.

Y la cuenta que conviene hacer hoy mismo: una licencia olvidada del plan medio son unos 437 € en tres años en Microsoft y unos 490 € en Google. Por alguien que ya no está.

Salir también cuesta, aunque no en la factura. Ninguna te cobra por irte, pero el compromiso anual te ata hasta la renovación, y Microsoft advierte de que cancelar antes de tiempo puede tener penalización. El pago mensual se cancela sin penalización en las dos.

El coste real de cambiar es el trabajo: mover años de correo, rehacer los enlaces compartidos y que el equipo se acostumbre. Google incluye una herramienta de migración desde Business Standard, y aun así no es cosa de una tarde.

Veredicto: tres preguntas.

Esto se contesta sin opinar.

Uno: ¿alguien necesita Word o Excel instalados? Si es así, Microsoft 365: Estándar solo para quien lo necesite y Básico para el resto.

Dos: ¿guardáis más de 30 GB por persona? Si es así y nadie necesita Office de escritorio, Microsoft 365 Básico sale más barato que el plan de Google que te da ese espacio.

Tres: ¿trabajáis casi todo en el navegador, a la vez y sin archivos pesados? Google Workspace, Starter o Standard, y la IA ya viene dentro.

Y si ya tienes una de las dos funcionando, empieza por otra cosa. Abre el panel de administración, saca la lista de usuarios con el plan de cada uno y al lado escribe quién trabaja hoy en la empresa y qué usa de verdad. Diez minutos. Casi nunca compensa cambiar de marca. Casi siempre compensa cambiar de plan.